AMBITO DE APLICACIÓN
La presente política se aplica para toda la información personal que recolecte, almacene y/o gestione ORAL TECH ODONTOLOGIA a través de sus diferentes contratos, servicios, orientaciones y asesorías ofrecidas a la comunidad.
1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
NOMBRE:
NIT:
DIRECCIÓN:
CIUDAD:
TELÉFONO:
CORREO:
2. DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento;
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información.
Dato semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
3. DATOS PERSONALES RECOPILADOS
OralTech Odontología recolecta los siguientes datos personales de los Titulares:
- Datos de identificación: nombre completo, tipo de documento de identidad, número de documento de identidad, fecha de nacimiento y género.
- Datos de contacto: dirección de residencia, dirección de correo electrónico, número de teléfono celular.
- Datos de salud: información sobre el estado de salud, historial médico, información sobre tratamientos médicos.
OralTech Odontología solo recolecta los datos personales que son necesarios para el desarrollo de sus actividades comerciales y el cumplimiento de sus obligaciones legales. OralTech Odontología no recolecta datos personales sensibles a menos que el Titular otorgue su consentimiento previo, explícito e informado.
4. TRATAMIENTO DEL DATO PERSONAL
OralTech Odontología realizará los siguientes tratamientos de los datos personales:
- Obtención: OralTech Odontología dentro de la prestación de los servicios recolectará datos personales de carácter público, semiprivado, privado, sensible y de menores de edad, según sea el servicio que este prestando para cada caso específico.
Para la recolección de datos personales diferentes a los datos públicos, OralTech Odontología solicitará autorización previa, expresa e informada al titular de la información o su representante, por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba.
- Almacenamiento: Es la actividad consistente en la conservación de información por medios físicos o electrónicos. OralTech Odontología guardará y custodiará la información personal recolectada de forma segura y confiable, proporcionando las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a las bases de datos personales minimizando el riesgo de su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento y/o fallas técnicas. La información personal se almacena directamente en los equipos de los responsables de los procesos de OralTech Odontología, o en archivos físicos, para estos casos, se encuentran establecidos controles de acceso a la información, con las medidas de seguridad física, técnicas y administrativas, garantizando el principio de acceso y circulación restringida. Así como en servidores externos a cargo de terceros, que pueden estar dentro o fuera del país.
- Procesamiento de Información. Es la actividad de organización y tratamiento de datos
- Uso: la utilización del dato corresponderá a la finalidad para la cual fue recolectado y la autorización dada por el titular.
- Circulación: OralTech Odontología transferencia datos personales para el cumplimiento de los servicios contratos a las autoridades judiciales, administrativas del orden nacional, departamental o municipal, EPS, empresas privadas, personas naturales o a las autoridades que así lo exijan de conformidad con sus funciones legales.
- Suministro de Información. Es la entrega de la información por parte de OralTech Odontología a las entidades fiscalizadoras, de seguridad social, administrativas y judiciales, empresas privadas y personas naturales que la soliciten de con la finalidad de cumplir con el servicio contratado, gestión del riesgo financiero y crediticio, según la Ley Hábeas Data, o a las autoridades que así lo exijan de conformidad con sus funciones legales
- Eliminación / disposición final: se dispondrá la eliminación del dato, cuando ya se haya cumplido el tiempo de almacenamiento, la finalidad o por previa solicitud del titular, siempre y cuando la ley lo autorice, de todas formas, en el marco del manual interno de procedimientos de OralTech Odontología, se establece los criterios, en que se procede a dicha eliminación.
5. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
OralTech Odontología solicita de manera libre, previa, expresa y debidamente informada, la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando en cada caso, la verificación del otorgamiento de dicha autorización. La misma, podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta, a través de herramientas técnicas, cumpliendo con los requisitos establecidos en la ley.
6. FINALIDAD
La finalidad de la recolección y tratamiento del dato personal recolectado por OralTech Odontología dependerá del servicio que este prestando al momento de la recolección del dato personal, entre los servicios que presta la OralTech Odontología se encuentran los siguientes:
RESPECTO A LOS EVENTOS EMPRESARIALES
- Planificar y organizar eventos: La Empresa recopilará datos sobre las necesidades del cliente para planificar y organizar eventos empresariales, como conferencias, seminarios, talleres y lanzamientos de productos.
- Gestionar las inscripciones a los eventos: La Empresa utilizará los datos personales para gestionar las inscripciones a los eventos, incluyendo la confirmación de asistencia, el envío de materiales y la facturación.
- Logística del evento: La Empresa utilizará los datos personales para la logística del evento, como la preparación del lugar, el catering y el transporte.
- Evaluar la satisfacción de los participantes: La Empresa utilizará los datos personales para evaluar la satisfacción de los participantes en los eventos y realizar los ajustes necesarios.
Es importante tener en cuenta que estas son solo algunas de las finalidades del tratamiento de datos personales para los servicios de consultoría en comunicaciones, eventos empresariales y capacitaciones. Las finalidades específicas para cada caso dependerán de las necesidades del cliente y de los servicios específicos que se presten.
OralTech Odontología se compromete a tratar los datos personales de los Titulares de forma confidencial y segura, y a adoptar las medidas técnicas y organizativas necesarias para protegerlos contra la destrucción, pérdida, alteración, acceso y divulgación no autorizados.
Los Titulares pueden ejercer sus derechos sobre sus datos personales en cualquier momento, comunicándose con la Empresa a través de la dirección de correo electrónico o del teléfono indicados en el apartado 1 de la presente Política.
7. MEDIDAS DE PROTECCIÓN
OralTech Odontología tiene adoptado medidas técnicas, jurídicas, humanas y administrativas necesarias para procurar la seguridad de los datos de carácter personal protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento. Asimismo, internamente OralTech Odontología ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal con acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información.
Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, son las siguientes:
Medidas técnicas:
OralTech Odontología implementa controles ed acceso para restringir el acceso a los datos personales a las personas autorizadas. Estos controles pueden incluir el uso de contraseñas, tokens de seguridad, biometría u otros métodos de autenticación.
Copias de seguridad: La empresa debe realizar copias de seguridad de los datos personales de forma regular. Estas copias de seguridad deben almacenarse en un lugar seguro y deben ser accesibles en caso de desastre.
Medidas organizativas:
- Políticas de Tratamiento de la Información Personal.
- Manuales internos de procedimiento para el tratamiento de información personales.
- Autorizaciones para el tratamiento de datos en los formatos y espacios donde se capture información personal.
- Cláusulas de confidencialidad en los contratos de trabajo.
Acuerdos de transferencia de datos:
8. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD Y FINALIDAD DEL MISMO
OralTech Odontología garantizará que en el tratamiento de los datos personales de los menores de edad se asegure el respeto de sus derechos fundamentales y prevalentes, así como que esta información solo será utilizada respondiendo a su interés superior, en cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1074 de 2015.
Por lo tanto, el Tratamiento de los datos personales de los menores de edad está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
- Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
- Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del menor podrá otorgar la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que deberá ser valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
9. DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL
El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos, respecto de los datos almacenados en bases de datos e instalaciones de propiedad de OralTech Odontología.
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
10. LEGITIMACIÓN
Para el ejercicio de los derechos contenidos en esta política, en la ley y los decretos reglamentarios en la materia, se tendrán como legitimados las siguientes:
- a) Los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;
- b) Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
- c) Los terceros autorizados por el Titular o por la ley.
11. PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER SUS DERECHOS
OralTech Odontología diseñó e implementó procedimientos dispuestos para garantizar el acceso a la actualización, supresión y rectificación de datos personales y de revocatoria de la autorización.
Para el ejercicio de los derechos contemplados en la presente política, en la ley y los decretos reglamentarios en la materia, OralTech Odontología tiene habilitado el correo electrónico institucional contacto@oraltechodontologia.co para que los titulares y personas legitimadas ejerzan sus derechos y envíen sus peticiones.
El procedimiento establecido por OralTech Odontología para que los titulares ejerzan sus derechos son los siguientes:
Las peticiones, reclamos y consultas que deberán enviarse al correo electrónico contacto@oraltechodontologia.co y la respuesta será dada dentro de los 10 días hábiles siguientes al recibo de la petición y/o reclamo.
Cuando no se pueda dar respuesta oportuna se le informará al titular y se señalará la fecha de respuesta de la solicitud, sin exceder el termino de cinco (5) días adicionales a los diez (10) días iniciales para contestar.
12. VIGENCIA